9 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

9 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Du willst die Produktivität im Unternehmen steigern und Deine Angestellten motivieren? Lies hier unsere 9 Tipps für produktives Arbeiten.

Inhalt

-> Wie wird Produktivität definiert?

-> Warum sind manche produktiver als andere?

-> 9 Tipps für produktives Arbeiten

Was ist Produktivität?

Produktivität in der Arbeitswelt wird oft falsch verstanden. Bei dem Begriff geht es nicht darum, dass Angestellte möglichst viel und lange arbeiten. Produktivität beschreibt vielmehr die effiziente Nutzung der vorhandenen Arbeitszeit.

Die Frage ist: Wie viel kann ich in einem bestimmten Zeitraum erledigen und dabei ein gutes Ergebnis erzielen?

Etwa ein Drittel der Stunden am Arbeitsplatz werde vertrödelt, legen diverse Studien und Umfragen nahe.[1] Statt konzentriert am neuen Angebot zu schreiben, die anstrengende Kundin anzurufen oder das Meeting pünktlich zu beenden, lenken sich viele Menschen bei der Arbeit ab. Am Ende schaffen sie in Überstunden oder in ihrer Freizeit, was sie während ihrer Arbeitszeit hätten erledigen können – oder sie schaffen Dinge gar nicht oder nicht rechtzeitig. Bei unproduktiver Arbeit werden aber nicht nur Deadlines verpasst.

Fehlende Produktivität am Arbeitsplatz sorgt für:

  • erhöhten Stress
  • Frustration
  • Konkurrenzverhalten und Konflikte unter Kolleg*innen
  • liegengebliebene Projekte

Letztlich ist unproduktives Arbeiten also ein wichtiger Faktor für Zufriedenheit und wirkt sich ganz direkt auf die Beschäftigten und den Erfolg im Unternehmen aus. Produktivität sollte dabei nicht aus wirtschaftlicher Sicht betrachtet werden, sondern ein wichtiger und zuverlässiger Indikator für die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter*innen und für effizientes Arbeiten in Deiner Firma sein.

Warum sind Menschen bei der Arbeit unproduktiv?

Wenn Mitarbeiter, Managerinnen oder Chefs unproduktiv sind, dann liegt das meist nicht daran, dass sie „einfach faul“ sind. Sie schaffen es nur nicht, ihre Arbeitszeit effizient zu nutzen. Eine der Ursachen ist die Digitalisierung: Menschen verlieren zunehmend die Fähigkeit, sich länger auf eine Aufgabe zu konzentrieren.[3] Einfache Ablenkungen und die ständige Verfügbarkeit per E-Mail, Chat, Smartphone und Co. stören effizientes Arbeiten. Am häufigsten sind Menschen durch Social Media, ihr Smartphone und Gespräche mit Kolleginnen abgelenkt.[2]

Doch diese Ablenkungen sind nicht der Grund, sondern das Ergebnis unproduktiven Arbeitens! Im Gegenteil können vermeintliche Ablenkungen sogar zu Effizienz beitragen. Zum Beispiel sind entspannte Pausen und Gespräche mit Kollegen eine super Sache, um die Produktivität während der Arbeitszeit zu verbessern. Warum also gelingt es vielen Menschen nicht, das Schwätzchen oder den Blick aufs Smartphone um eine halbe Stunde zu verschieben und sich eine Zeitlang vollends auf eine Aufgabe zu konzentrieren?

Die häufigsten Hindernisse für produktive Arbeit

Bevor wir Dir 9 Tipps mit auf den Weg geben, bekommst Du hier noch etwas tieferen Einblick in die Faktoren, die laut einer Studie die Produktivität vieler Angestellter negativ beeinflussen.[2]

Lange Entscheidungswege & ineffiziente Prozesse

Ob es um eine neue Idee, die zügige Umsetzung eines Projektes oder die zeitnahe Reaktion auf eine Beschwerde geht – die meisten Mitarbeiter*innen erleben Hierarchien am Arbeitsplatz als etwas unheimlich Frustrierendes. Statt schnell reagieren zu können, müssen sie in Meetings und E-Mails immer wieder erklären, warum etwas gut und richtig ist. Irgendwann sind sie selbst nicht mehr überzeugt oder die Zeit ist einfach abgelaufen.

Langsame Technologien & schlechte Kommunikationstools

Als E-Commerce sind wir bei Spreadshirt von schnellen und reibungslos laufenden Technologien abhängig. Das äußert sich dann auch in hochwertigen Arbeitsgeräten, einer guten Internetverbindung und funktionierenden Tools. Doch vor allem durch die Pandemie mussten auch Unternehmen wie wir unsere digitalen Systeme, Kommunikations- und Evaluationstools neu bewerten. Wenn Du technologisch den Anschluss verlierst, büßt Du Produktivität ein und verursachst Frust im Arbeitsalltag.

Stress

Stress ist besonders schlecht für die Konzentrationsfähigkeit. Reduzierst Du den Stress und erhöhst Du den Spaß bei der Arbeit, wirkt sich das ganz direkt auf die Prozesse im Gehirn aus. Tadaaa! Die Konzentrationsfähigkeit steigt und mit ihr auch die Produktivität Deiner Angestellten.

Schlechtes Management

Bist Du Managerin oder für die Manager Deiner Firma verantwortlich? Dann ist dieser Abschnitt besonders wichtig! Mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter*innen machten in einer Umfrage schlechtes Management für ihre mangelnde Produktivität verantwortlich! Hinterfrage Dich selbst und scheue Dich nicht davor, an Deinen Management-Fähigkeiten zu arbeiten.

Das ist schlechtes Management:

  • Mangel an offener Kommunikation
  • unklare oder gar keine definierten Ziele
  • Überforderung der Mitarbeitenden
  • schlechte/keine Entscheidungsfähigkeit
  • zu wenig Anerkennung

So ermöglichst Du mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Motivierte und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Voraussetzung für eine produktive Arbeitsatmosphäre. Im Folgenden geht es darum, wie Du das konkret erreichen kannst.

1. Kreiere ein Arbeitsumfeld zum Wohlfühlen

Klar – der Arbeitsplatz ist keine Wellnessoase! Aber geschmackvoll eingerichtete Räume, Pflanzen, etwas Farbe an den Wänden und gescheite Büromöbel wirken Wunder bei der Produktivität Deiner Mitarbeiter*innen. Schließlich hat keiner Lust, in einem dunklen Zimmer oder einem schlecht belüfteten Großraumbüro zu arbeiten.

Vor allem in Großraumbüros besteht zusätzliche Ablenkung und ein erhöhter Lärmpegel. Überlege, wie Du die Bereiche abtrennen kannst, ohne Kabinen zu bauen. Wenn das Büro es erlaubt, sind Ausblicke aus dem Fenster besonders schön. Und vergiss nicht das Homeoffice Deiner Mitarbeitenden! Schreibe zum Beispiel mal eine E-Mail und frage nach, ob Deine Kolleginnen und Kollegen dort alles haben, was sie zum Arbeiten zu Hause benötigen. Besorge zum Beispiel bequeme Bürostuhle, einzigartige Mousepads oder ergonomische Tastaturen für eine produktive Arbeitsatmosphäre im Homeoffice.

2. Biete flexibles Arbeiten an

Menschen haben auch im Arbeitsleben ganz unterschiedliche Bedürfnisse: Manche fangen gerne früh am Morgen an, weil sie dann besonders konzentriert sind, andere schlafen lieber bis 8 oder 9 Uhr und fühlen sich nur dann wirklich fit. Produktivität kann nur funktionieren, wenn Du Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewisse Freiheiten lässt.

Spätestens seit Beginn der Pandemie solltest Du, wenn möglich, für den Großteil Deiner Mitarbeitenden Homeoffice ermöglichen – und zwar ohne komplizierte Anträge.

Hier kannst Du, wenn möglich, mehr Flexibilität reinbringen:

  • flexibler Arbeitsbeginn (Gleitzeit) bzw. flexible Arbeitszeiten
  • flexible Dauer der Mittagspause
  • mobiles Arbeiten
  • ortsunabhängiges Arbeiten
  • Kinderbetreuung ermöglichen
  • (temporäre) Teilzeit auch in Führungspositionen

3. Reduziere die Komplexität am Arbeitsplatz

Ein komplexes Szenario: Robert muss einen Bericht fertig schreiben sowie eine Präsentation für den nächsten Tag vorbereiten. Den Bericht muss er nach dem Verfassen per E-Mail an 20 andere Mitarbeiter*innen senden, die Präsentation geht zum Drüberlesen an die neue Praktikantin, die keine Mailadresse hat, sondern nur über ein neu eingerichtetes Chat-System verfügbar ist. Sobald er online ist, sieht Robert die Nachricht einer Kollegin, die dringend eine Information braucht. Dafür muss er in seinem Google-Konto auf eine Liste zugreifen, die weder gut benannt ist, deren Zugriffsrechte nicht offensichtlich sind und die auch mit keinem seiner anderen Konten verknüpft ist. Als Robert sich gestresst an seine Managerin wendet und darum bittet, die IT mit einer Vereinfachung des Systems zu beauftragen, winkt diese ab und erklärt Robert, dass er selbst zu schlecht organisiert ist.

Was ist falsch an diesem Szenario?

  • Die verwendeten Arbeitssysteme sind zu unterschiedlich.
  • Die Kommunikationswege unter Kolleg*innen und Abteilungen sind nicht eindeutig.
  • Die organisatorische Verantwortlichkeit wird auf einen Kollegen abgeladen.
  • Die Managerin hört nicht zu, was ihr Angestellter braucht, um produktiver arbeiten zu können.

Der Teufel steckt im Detail! Zur Reduktion von Komplexität musst Du Dir anschauen, was gerade schiefgeht, woran das liegt (in den seltensten Fällen liegt es nur an einer Person) und wie man diese Komplexität reduzieren kann.

4. Zeige Deine Wertschätzung & sorge für Zusammenhalt

Auch wenn es kurz vor Messebeginn mal stressiger wird, das Gehalt den Vorstellungen einer Angestellten nicht zu 100% entspricht oder sie das Privatleben gerade ziemlich auf Trab hält – die Wertschätzung des Managers oder der Managerin macht viele Probleme (zumindest eine Zeitlang) wett!

Das bedeutet auch, dass Deine Mitarbeiter*innen das Gefühl haben müssen, dass sie mit Problemen zu Dir kommen können und Du mit ihnen auf Augenhöhe kommunizierst, wie sich diese lösen lassen.

Die meisten Menschen sind sogar bereit, Kritik anzunehmen, wenn Du eine generell gute Beziehung zu ihnen pflegst! Zeige Deine Wertschätzung und Du wirst mit fleißigen und motivierten Kolleg*innen belohnt.

Deine Anerkennung kannst Du auch ganz direkt mit kleinen Werbegeschenken oder neuer Firmenkleidung zeigen. Manchmal reicht aber auch schon ein einfaches: „Vielen Dank!“

Gemeinsame Ausflüge, After-Work-Veranstaltungen und Mittagessen sind ebenfalls gute Wege, Deine Aufmerksamkeit zu teilen. Wenn Ihr gemeinsam etwas unternehmt, wachsen der Zusammenhalt, das gegenseitige Verstehen und der Respekt untereinander. Konflikte werden vermieden oder lassen sich leichter lösen und alle können konstruktiv zusammenarbeiten.

5. Stelle die richtigen Tools für Deine Angestellten bereit

Nicht nur der Bürostuhl muss sitzen – auch die Softwares, VPN-Zugänge, Computer und Laptops, Firmenwagen und weitere Geräte und Tools sollten den Bedürfnissen Deiner Mitarbeiter*innen entsprechen. Da die Welt sich rasend schnell entwickelt, solltest Du regelmäßig überprüfen, ob Deine Tools noch up-to-date sind.

6. Fördere Veränderungen & Ideenreichtum

Als Manager, Chefin oder Personaler bist Du ein Vorbild für die Belegschaft. Wenn Du Dich gegen Ideen wehrst und Veränderungen im Weg stehst, bleiben irgendwann nur jene Mitarbeiter*innen übrig, die ebenso denken.

Wie heißt es so schön? Wer rastet, der rostet.

7. Biete Trainings an

Holt Euch regelmäßig Expert*innen von außen, die Eure Systeme analysieren können, Kommunikationstrainings mit Euch machen, die Kreativität ankurbeln und vieles mehr. Nimm selbst an diesen Trainings teil und unterhalte Dich mit Deinen Angestellten darüber. Du wirst nicht nur viel lernen, sondern auch herausfinden, welche Ideen, Wünsche und Bedürfnisse Deine Mitarbeiter beschäftigen und wie Du diese besser bedienen und eine produktive Arbeitsatmosphäre schaffen kannst!

8. Befrage Deine Angestellten regelmäßig

Kein Mensch kann Gedanken lesen und gerade Managerinnen und Chefs neigen zu dem Gefühl, den „Überblick“ zu haben. Den hast Du! Aber vergiss nicht, dass Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele Dinge wissen und erleben, von denen Du gar nichts mitkriegst. Stelle also regelmäßig die richtigen Fragen, erstelle Umfragen oder – wenn Deine Firma kleiner ist – lade zu Gesprächsrunden ein. Es gibt immer unendlich viel Verbesserungspotential.

9. Mach nicht alles alleine!

Du hast alle Tipps aufmerksam gelesen und fragst Dich, wie Du das alles schaffen sollst? Musst bzw. sollst du gar nicht! Produktivität ist effizientes Arbeiten, weil Du Deine Zeit für die richtigen Themen einsetzt. Folgende Fragen kannst Du Dir stellen, wenn es um die Umsetzung von Plänen zur Produktivitätssteigerung geht:

  • Gibt es intern eine Person mit Expertise für dieses Thema?
  • Wo brauchen Kolleginnen oder Kollegen meine oder die Unterstützung einer anderen Person?
  • Welche meiner Aufgaben kann ich (dauerhaft) an andere delegieren?

Wenn Du immer am Thema Produktivität dranbleibst und es als einen ständigen Prozess zur Entwicklung, Veränderung und Verbesserung ansiehst, werden Du und Dein Unternehmen ihre Produktivität stetig anheben können. Bleib am Ball und vergiss nicht, dass Produktivität nicht Druck und Stress beinhaltet, sondern aufmerksames Zuhören, Flexibilität und gutes Management.

Quellen:

[1] https://www.marktforschung.de/aktuelles/marktforschung/35-prozent-sind-zeitweise-oder-gar-nicht-produktiv-bei-ihrer-arbeit/

[2] https://www.sage.com/de-de/blog/7-tipps-wie-sie-die-arbeitsproduktivitaet-steigern/

[3] https://www.heise.de/tp/features/Goldfische-haben-bereits-eine-laengere-Aufmerksamkeitsspanne-als-Menschen-3232224.html

[4] https://arbeits-abc.de/produktivitaet-steigern/

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