5 Tipps für virtuelle Meetings

5 Tipps für virtuelle Meetings

Steht ein wichtiger Termin mit Deiner Managerin an? Hältst Du bald einen Vortrag, der darüber entscheidet, ob Dein Team einen wichtigen Auftrag erhält? Möchtest Du Dein Workshop-Programm jetzt auch online anbieten?

Mit unseren fünf Tipps läuft beim nächsten virtuellen Meeting bestimmt alles glatt. Los geht’s!

1. Bereite Dich technisch vor

Bei einem Online-Treffen zählt nicht nur, was Du sagst. Auch die technische Performance muss stimmen! Diese Fragen solltest Du Dir stellen:

Welches Gerät nutze ich für mein Meeting?

Wenn Du einen Firmen-Laptop im Homeoffice nutzt, bist Du wahrscheinlich ganz gut ausgestattet. Falls nicht, kannst Du sicher ein besseres Gerät bei Deinem Arbeitgeber beantragen. Wichtig: Dein Gerät sollte keine laute Kühlung haben. Das stört das Meeting nämlich ungemein! Auch eine ausreichende Rechenleistung ist wichtig.

Weiterhin kannst Du überlegen, ob und welche Kopfhörer Du verwendest. Musst Du während Deines Meetings tippen? Dann tue das nicht auf demselben Gerät, denn Tippgeräusche sind echt nervig. Oder bitte eine andere Person darum, während des Online-Meetings Protokoll zu schreiben.

Ist mein Netz stabil genug?

Wir sind ALLE im Homeoffice. Unendlich viele Geräte verbinden sich dabei ununterbrochen mit unendlich vielen WLAN-Geräten. Vielleicht hast Du es schon bemerkt: Dein WLAN bricht immer wieder ab, die Verbindung stockt. Es gibt zwei Lösungen für Dein Problem:

  1. Besorge Dir einen 5 GHz-fähigen Router, der macht Dein WLAN spürbar stabiler oder
  2. Schließe Dein Gerät einfach per LAN-Kabel an Deinen Router an

Über welches Tool läuft mein Meeting?

Es gibt zahlreiche Meeting-Tools. Manche davon sind kostenpflichtig. Bekannt sind unter anderem:

  • Zoom – in der kostenlosen Version dauert Dein Meeting maximal 40 Minuten
  • Microsoft Teams – MS-Programm zur Kollaboration integriert, kostet viel Geld
  • Jitsi – Open-Source-Software mit gutem Datenschutz
  • Skype – der Klassiker, nur als App, nicht im Browser nutzbar
  • Google Hangouts – Teilnehmer müssen eingeladen werden

Hast Du Dich einmal für eine Lösung entschieden, empfehlen wir, dabei zu bleiben, wenn nichts dagegenspricht. Gerade bei sich wiederholenden Meetings ist es gut, wenn sich eine gewisse Routine einpendelt. Womit wir beim nächsten Punkt wären …

2. Briefe die Teilnehmenden

Klar, wir leben in einer digitalen Welt. Doch noch 2013 sagte Merkel bei einer Pressekonferenz mit Barack Obama: „Das Internet ist für uns alle Neuland.“ Dass sich unsere digitale Kompetenz seitdem nur schleppend verbessert hat, zeigt auch dieses Video:

Aber wie bereitest Du alle Teilnehmenden ausreichend aufs Meeting vor? Verschicke Deine Einladung als E-Mail und teile darin gleich mit, wie sie sich vorbereiten können. Eine einfache Anleitung aka „Meeting-Regeln“ tun es meistens. Hier ein Beispiel für eine Zoom-Konferenz:

  • Bitte überprüfe vor dem Meeting, ob Du Dich in ein Zoom-Meeting einwählen kannst
  • Prüfe Video und Ton
  • Stelle Dich auf „Stumm“, wenn Du nicht sprichst
  • Nutze die „Melden“-Funktion und sprich erst, wenn die Moderatorin Dich aufruft
  • Vergiss nicht, Dein Mikrofon einzuschalten, wenn Du sprechen willst
  • Falls Du gestört wirst, schalte bitte Ton und Kamera aus, damit das Meeting ungestört weiterlaufen kann

Wenn Du eine Konferenz oder einen kostenpflichtigen Workshop veranstaltest, empfehlen wir Dir, dem digitalen Treffen etwas Vorfreude hinzuzufügen. So platzierst Du Deine Marke und motivierst die Teilnehmenden auf besondere Weise. Unser Tipp: Schnüre ein Paket mit Teilnahme-Unterlagen, einem Ablauf und füge dem ganzen zum Beispiel eine mit dem Veranstaltungslogo bedruckte Tasse hinzu.

Bei der Konferenz können die Teilnehmenden dann die Tasse für ihren Kaffee benutzen. So schlägst Du gleich zwei Fliegen mit einer Klappe, denn unser dritter Tipp lautet …

3. Zeig Deine Marke

Ob Workshop, Konferenz oder Projektpräsentation – auch in Online-Meetings kannst Du Deine Marke schlau platzieren. Das geht zum Beispiel mit einem virtuellen Hintergrund oder indem Du ein Oberteil mit Deinem Logo trägst.

4. Setze Dich ins rechte Licht

Nicht nur Deine Marke, auch Du solltest im Meeting einen professionellen Eindruck hinterlassen. Das sind unsere Tipps:

  • Sorge für eine ausreichende Beleuchtung
  • Kaltweißes Licht ist besser als warmweißes
  • Sorge für einen ausreichenden Abstand von Deinem Bildschirm, nutze ggf. einen größeren Bildschirm
  • Das Licht sollte von vorne auf Dich scheinen, also etwa hinter Deinem Bildschirm stehen
  • Natürliches Licht ist besser als künstliches Licht – setze Dich am besten vor ein Fenster
  • Ziehe Dich ordentlich an – und zwar nicht nur obenrum!

5. Sorge für Abwechslung

Online-Meetings sind anstrengend. Wir alle sitzen sowieso schon den ganzen Tag vorm Bildschirm. Und jetzt müssen wir uns auch noch vorm Bildschirm treffen!

Gestalte Dein Meeting so, dass es möglichst mitreißend ist. Wenn Du einen einstündigen Vortrag mit tausenden Folien, auf denen Zahlen stehen, hältst, wirst Du den Großteil der Teilnehmenden verlieren. Da sie zu Hause vor ihrem Laptop sitzen, können sie währenddessen einfach im Netz surfen, YouTube-Videos ansehen oder schlichtweg einen Spaziergang machen.

So machst Du Dein Meeting interessant:

  1. Beginne Dein Meeting mit einem Spiel.
  2. Baue kleine Pausen ein.
  3. Lasse die Teilnehmenden während der Pausen in kleine „Kaffee-Chats“ eintreten.
  4. Hole Dir zwischendurch Feedback ein.
  5. Halte Deine Vorträge kurz und knackig und bestücke sie mit lustigen Bildern, Videos oder Witzen.

Das waren unsere fünf Tipps fürs virtuelle Meeting. Wir hoffen, dass Du davon etwas für Dich mitnehmen konntest. Hast Du noch Tipps, die wir vergessen haben?

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